[Кейс] Автоматизация процесса обработки заказов для ООО «Курский машиностроительный завод»

О компании

ООО «Курский машиностроительный комплекс» занимается профильным производством высококачественных деталей и комплектующих любой сложности и размеров для оборудования, техники и машин. Компания производит как типовую продукцию, так и выполняет заказы по индивидуальным чертежам или представленным образцам.

Предпосылки внедрения bpm’online

Клиенту необходимо было упростить процессы взаимодействия сотрудников внутри компании: в процессе обработки заказов задействованы разные подразделения компании (продажи, снабжение, производство, логистика). Действия подразделений взаимозависимы, вследствие чего существовала необходимость постоянного информирования всех подразделений о ходе выполнения заказа. Данные действия существенно усложняли работу сотрудников, не всегда выполнялись в положенные сроки, что в свою очередь влияло на качество предоставления услуг.

Также тербовалось разграничить права доступа сотрудников к информации по заказу, которая не входит в их зону ответственности. Кроме этого  у руководителя существовала потребность в оперативном получении информации по сделкам для постановки задач, внесения корректировок и контроля работы сотрудников. До внедрения bpm’online сотрудники компании хранили всю информацию в различных электронных таблицах, что исключало возможность построения комплексной аналитики по сделкам, а сбор информации воедино требовал больших временных затрат.

Задачи внедрения bpm’online:

• ведение всех сделок в единой системе для возможности оперативного контроля хода выполнения сделки, построения аналитики и учета показателей работы менеджеров;
• автоматизация процесса обработки заказа с момента фиксации потребности до момента доставки продукции клиенту для оперативного и качественного предоставления услуг;
• автоматический просчет стоимости заказа на основании технических характеристик требуемой продукции и с учётом дополнительных факторов производства;
• своевременное информирование менеджеров, участвующих в обработке заказа, об изменении состояния заказа и последующих необходимых работах.

Для выполнения поставленных задач была выбрана система bpm’online sales.

Выполненные настройки

Для ведения сделок в bpm’online используется раздел [Заказы]. В карточках продукта (Рис 1) и заказа (Рис 2, Рис 3,) в bpm’online были добавлены новые поля, в которых фиксируется вся необходимая для выполнения заказов информация.

                                                                    Рис 1

                                                                      Рис 2

                                                                    Рис 3

Для удобства работы менеджеров в карточке заказа данные по сделке сгруппированы на отдельных вкладках. Добавлены вкладки «Продажи», «Логистика», «Снабжение», «Календарь платежей» (Рис 4).

                                                                     Рис 4

Так как производство каждой единицы выполняется по индивидуальной схеме, цена каждой позиции заказа формируется на основании следующих показателей: стоимости плановой закупки материалов; коэффициента (сложности реализации продукции); веса позиции; количества единиц; НДС.

Кроме этого, у клиента есть возможность указывать фиксированную цену позиции. На основании цен продуктов формируется итоговая стоимость заказа. Для автоматического выполнения просчетов был построен ряд бизнес-процессов, по которым вычисляются:

• вес и цена позиции заказа;
• плановая и фактическая стоимость позиции;
• итоговая сумма заказа;
• себестоимость заказа и планируемая прибыль;
• затраты;
• показатель эффективности по сделке.

Для качественного и быстрого взаимодействия отделов продаж, снабжения и логистики при изменении состояния заказа созданы бизнес-процессы, которые отправляют уведомления по почте и добавляют задачи в bpm’online для ответственных менеджеров.

Также в системе была настроена аналитика, на основании которой выполняется:

• контроль оплаченных/неоплаченных счетов;
• анализ динамики оплат по месяцам;
• анализ максимально эффективных источников привлечения клиентов;
• расчёт количественных и качественных показателей эффективности менеджеров по продажам (количество заказов по ответственным менеджерам, количество выставленных КП, количество позиций в заказе, сумма оплат на основании выставленных КП).

Результат

Автоматизация процессов обработки заказов и аккумуляция информации в bpm’online sales позволили настроить быстрый доступ к необходимой информации, ускорить процесс обработки заказов, а также оптимизировать мониторинг и получение аналитики.