[Кейс] Автоматизация работы отдела лицензирования клиентов компании QFORM
О компании
Компания ООО «КванторФорм» с 1991 года занимается разработкой программного обеспечения для математического моделирования процессов обработки металлов давлением, которые используются в аэрокосмической, автомобильной, транспортной, энергетической, горнодобывающей и метизной промышленности.
Предпосылки внедрения bpm’online
Вся работа с клиентами до внедрения bpm’online велась в почтовом клиенте. Такая организация не предусматривала автоматизацию процессов и получение общей картины работы менеджеров средствами составления аналитики. Для решения задачи автоматизации и увеличения продаж был выбран продукт bpm’online sales enterprise.
Задачей внедрения bpm'online было реализовать удобный инструмент лицензирования клиентов, который бы позволил вести весь жизненный цикл лицензий в единой системе.
Выполненные настройки
Для реализации необходимой логики в карточке контрагента была создана деталь «Продукты контрагента», которая состоит из набора полей, позволяющих указать ключ лицензии, тип лицензии и т.д. У каждой лицензии есть набор свойств и возможностей, которыми может пользоваться клиент в рамках каждой конкретной лицензии. Для учета всех свойств лицензии добавлена деталь «Фитчи» в деталь «Продукты контрагента». Как только компания выдает клиенту лицензию (флешку), запускается бизнес-процесс, позволяющий выбирать свободные ключи. После того как ключ выбран, его состояние автоматически меняется на «Активный». Такой ключ становится недоступным для выбора в карточках других клиентов. Когда менеджеры меняют статус ключа на «Неактивный», ключ освобождается и становится доступен для выбора в следующей добавляемой лицензии.
Задача продления действия лицензий реализована в виде процесса, который позволяет выбрать новый срок действия ключа, и создает новую запись на детали «Продукты контрагента», у продлеваемой записи лицензии автоматически меняется статус на «Неактивный».
Для качественной работы по продаже продления лицензии для менеджеров реализован процесс, который за 10 дней до окончания срока действия ключа создает задачу с напоминанием для ответственного за клиента. Задача содержит информацию о том, что нужно связаться с клиентом и обсудить продление лицензий.
Дополнительно реализован процесс автонумерации лицензии, номер лицензии формируется из многих составляющих, например, страна клиента, тип лицензии и т.д.
Этап лицензирования заканчивается процессом автоматического создания договора при добавлении ключа клиенту. Для удобства отправки соглашения клиенту настроена печатная форма договора, позволяющая прямо из системы формировать документ.
Результат
Внедрение bpm’online позволило сотрудникам отдела лицензирования качественно, быстро и удобно осуществлять лицензирование клиентов.
На 35% сокращено время выполнения задач, связанных с продажей услуг компании, благодаря разработанным бизнес-процессам уведомление менеджера об окончании лицензии, автоматического создания договора и управления продлением лицензий.