Описание сервиса webinar и meeting

Описание сервиса webinar и meeting

Для проведения удаленных презентаций, веб-семинаров и обучений мы используем online-сервис Webinar.

Аккаунты компании Terrasoft делятся на 2 типа: webinar и meeting.

Описание возможностей Webinar

Доступно 100 подключений, но нет возможности включать вэб камеру.
Предназначен, в первую очередь, для проведения обучений и вебинаров.

Компания Terrasoft располагает двумя аккаунтами:

Аккаунт 1. На 500 подключений
Логин: pr@bpmonline.com
Пароль: terrasoft1

Аккаунт 2. На 100 подключений
Логин: webinar2@tscrm.com
Пароль: terrasoft2

Описание возможностей Meeting

Доступно 25 подключений и есть возможность включать веб камеру. (докладчику и участникам встречи)
Эти аккаунты чаще используют для удаленных встреч и презентаций продукта или КП.

Компания Terrasoft располагает четырмя аккаунтами:

Аккаунт 3. На 25 подключений
Логин: info@bpmonline.com
Пароль: terrasoft3

Аккаунт 4. На 25 подключений
Логин: webinar4@tscrm.com
Пароль: terrasoft4

Аккаунт 5. На 25 подключений
Логин: webinar5@tscrm.com
Пароль: terrasoft5

Аккаунт 6.
Логин: webinar6@tscrm.com
Пароль: terrasoft6

В одно и то же время может проходить одно подключение на одном аккаунте!

Регистрация on-line встреч через сервис http://www.gotomeeting.com

Для качественной организации on-line встречи, в первую очередь, необходимо проверить возможность его организации в определенное время.

Для этого проверяем в рабочей версии Terrasoft CRM расписание пользователя «LICENSE MANAGER». Выбираем свободное время, фиксируем задачу в расписании по киевскому времени, добавляем в контакт к задаче пользователя «LICENSE MANAGER». Если встреча подтверждена с клиентом – отмечаем «Подтверждена».

Зарегистрировать Webinar
Зайти на сайт: http://www.gotomeeting.com
В левом верхнем углу нажать Log In.

Пройти авторизацию, выбрав нужный аккаунт. (Аккаунт 1. или Аккаунт 2)

Слева в вертикальном меню выбрать раздел «Schedule a Webinar» и зарегистрировать вебинар.

Первая закладка:

1. Webinar Name.
Например: «Презентация Terrasoft CRM для компании…»

2. Desription:
Например:

• CRM-решения Terrasoft
• Автоматизация с помощью Terrasoft CRM
• Методология реализации CRM-проекта

3. Указываем дату и время проведения вебинара по часовому поясу
клиента. Не забудьте выбрать часовой пояс в выпадающем меню TimeZone.
Нажимаем «Save and Continue»

Вторая закладка:

1. Logo - загружаем лого Terrasoft (Библиотека, запись «Регламент проведения вебинаров», файл «terrasoft_logo_120x45»)
2. Choose Your Theme – выбираем Sales
3. Theme Custom Image – загружаем картинку (Есть в библиотетке)
4. Заполняем информацию о докладчике (можно на русском), загружаем фотографию докладчика
5. Если во встрече участвуют несколько человек – нажимаем «Add another presenter» и заполняем информацию о других презентаторах.
6. Welcome message – «Добро пожаловать на презентацию Terrasoft CRM»

Третья закладка:

Данные при регистрации (эти поля обязан будет заполнить клиент при регистрации на вебинар). Обязательно должны быть отмечены:

• First name
• Last name
• E-mail
• Organization
• Phone
• Job Title

Redirect registrant to – указываем сайт Terrasoft: www.terrasoft.ru (после регистрации участника перебрасывает на сайт)

После того, как Вы нажали «Save», Вас перебрасывает на главную страницу.
В списке всех зарегистрированных вебинаров, должен появится и Ваш вебинар.

Для подключения остальных участников вебинара, необходимо выслать им ссылку для регистрации. Скопировать ссылку вы можете на главной странице (там, где список всех вебинаров), если нажмёте на пиктограмму с оранжевым крестиком под названием своего вебинара.

После нажатия на крестик выпадает строка:
Registration Web Link: ссылка на регистрацию.
Копируете её и отправляете клиенту.

Зарегистрировать Meeting

Митинг можно зарегистрировать наперед, предварительно выслав участнику ссылку, или запустить сразу встречу, отправив клиенту Meeting ID.

Рассмотрим оба варианта:

Для того, чтобы запустить встречу сразу необходимо:
Зайти на сайт: www.gotowebinar.com
В левом верхнем углу нажать Log In.

Пройти авторизацию, выбрав нужный аккаунт. (Аккаунт 4, Аккаунт 5, Аккаунт 6)

После этого нажать «Host a Meeting» и загрузить, предлагаемый софт. В форме заполнения полей – введите название встречи и время согласно локальным настройкам вашего компьютера.

Система при регистрации вебинара автоматически сгенерирует письмо в Outlook со ссылкой для регистрации.

Если вы не скопировали ссылку из письма, нажмите на пиктограмму с желтым цветочком в нижнем правом углу на панели вашей операционной системы. Введите соответствующий логин/пароль, в появившемся окне выделите вашу встречу и нажмите «Invite».

Правила проведения on-line встреч:

Для запуска вебинара вам необходимо зайти на соответствующий аккаунт на Go To Webinar, найти в общем списке свой вебинар и нажать кнопочку «Start».

После этого система вам предложат загрузить софт и, как только вы это сделаете, на экране появится панель инструментов вебинара.

Функциональные возможности сервиса Webinar:

Значение блоков:

Screen Sharing: В этом блоке вы можете настраивать параметры визуализации вашего экрана для других участников, расшаривать либо закрывать свой экран для них.

Dashboard: Здесь видно количество участников, время проведения вебинара, количество заданных вопросов и поднятых рук (желающих задать вопрос вслух).

Audience View: Если развернуть этот блок (крестик в левом углу блока), вы увидите картинку, которую наблюдают те из участников вебинара, кто подключился раньше и ждёт начала мероприятия.

Attendee List: Здесь вы можете посмотреть список участников вебинара. Блок делится на две части:
Attendees – участники и Staff – организаторы.

Обратите внимание: если вебинар проводят несколько человек, изначально в качестве организатора заходит только один, а остальные должны зайти под своими именами как пользователи (предварительно зарегистрировавшись). Затем тот, кто зашёл первым, может раздать права оргнизаторов всем, кому необходимо. Для этого нужно найти необходимого человека в списке участников, навести на него мышку и кликнуть правой клавишей. Вам предложат варианты сделать человека либо организатором, либо презентатором (тот, кто может расшаривать свой экран для всех участников). В течение веинара роль презентатора можно передавать от одного участника к другому необходимое количество раз.

Audio: Здесь вы настраиваете звук.

У вас есть два варианта на выбор:
Use Telephone – если вы собираетесь делать презентацию по телефону, а через сервис Go To Webinar транслировать только изображение, вам необходимо выбрать этот пункт и все посторонние звуки отключатся.
Use Mic & Speakers – этот пункт вы выбираете, если собираетесь делать презентацию через гарнитуру. В этом случае для того, чтобы клиент задал Вам вопрос вслух, ему необходимо также иметь гарнитуру. В противном случае, он сможет задавать вам вопросы только письменно.

Polls – если вы делаете презентацию одновременно для нескольких компаний, вы можете заранее создать опрос и запустить его в режиме реального времени. Участники в течении пары минут на него ответят и вы сможете сразу же подстроится под результаты.

Например, провести опрос, какой из продуктов линейки Terrasoft наиболее интересен участникам вебинара.
На обычной удалённой презентации для одной компании этот инструмент в принципе не нужен.

Questions – в этом разделе участники ваших презентаций могут письменно задавать вам вопросы. Чтобы ответить на вопрос, вам необходимо нажать на него. После этого он продублируется в окошке ниже и вы сможете на него ответить. При этом вы можете выбирать отправить ли ответ на всех, или же только конкретному человеку.

Invite Others – из этого раздела вы по e-mail можете сразу же отправлять человеку приглашение присоединиться к вебинару. Получив от вас такое приглашение, человек в течение двух минут может присоединиться к обсуждению. Минусом является то, что в этом случае он не заполняет регистрационную форму и вы не получите интересующие вас данные.

Chat – Здесь вы можете также общаться с участниками вебинара, задавать вопросы сразу все участникам и отправлять общие информационные сообщения.

В верхнем горизонтальном меню вы можете настраивать такие опции:

Options – здесь можно настраивать то, какие возможности будут у участников вебинара:

Attendees Can View Attendee List – участники могут видеть список всех участников веинара
Attendees Can Ask Questions – участники могут задавать вам вопросы в разделе Questions
Attendees Can Raise Hands – участники могут поднимать руку (если участник поднял руку, вы включаете его микрофон и он ожжет через гарнитуру задать вам вопрос)
Attendees Can View Session Timer – участники могут видеть таймер вебинара.

Те опции, напротив которых вы оставите галочки, и будут активны.

View – нажав на этот пункт, вы увидите выпадающее меню с перечнем всех ваших блоков. Убрав галочку напротив раздела, вы тем самым его скрываете и он вас не отвлекает на протяжении вебинара.

Чаще всего Вам будут нужны только разделы:

• Screen Sharing
• Attendee List
• Audio
• Questions
• Chat

Галочки напротив других разделов можете смело убирать.

Кроме того, в меню View вы можете настроить запись вебинара, если есть такая необходимость.
Запись сохраняется на вашем компьютере в папке «Мои Документы»

После того, как вы настроили все необходимые окна, вы можете запускать вебинар для участников.

Для этого вам необходимо:

1. Настроить параметры расшаривания экрана для участников. В блоке Screen Sharing выбираете выпадающее меню «Show my screen» и ставите галочку напротив необходимого параметра.

Например, вы можете:

• расшарить просто весь экран, выбрав параметр «screen»;
• расшарить только рабочую область, спрятав при этом нижнюю панель, если выберете «Screen – CLEAN»;
• или же расшарить документы только с необходимым расширением, например ppt. Таким образом, даже если вы случайно свернёте или закроете презентацию и на экране появятся ваши рабочие записи, участники вебинара по-прежнему будут видеть тот слайд, на котором вы прервались.

ВНИМАНИЕ: Как только вы выбрали параметры, ваш экран автоматически «расшаривается» и все участники его видят.

Если вы проводите презентацию по телефону, то на этом необходимые настройки и заканчиваются. Вы можете начинать говорить и переключать слайды.

Если же вы проводите презентацию через гарнитуру, для того, чтобы участники вас начали слышать, вам необходимо нажать кнопку «Start Broadcast» в правом верхнем углу панели управления.