Неумелая организация документоведения, а в народе называют «бумажная волокита» часто вводит в уныние всякого начинающего бизнесмена и его сотрудников. Не понимание важности документа и его назначения приводит к его «по-фигистскому» отношению, что часто может закончиться очень плачевно. А на самом деле правильное оформление всех документов, начиная от счета-фактуры и заканчивая договором очень важно как кампании, так и клиенту, так как этим формируются юридические взаимоотношения, что может защитить от всевозможных рисков или наоборот спровоцировать их в дальнейшем. Основными рисками могут быть неисполненные обязательства контрагентов, различные претензии государственных органов.
Обычно в практике у каждой кампании есть свои специфические условия к оформлению договорных документов, но основой каждого договорного документа или контракта являются все же требования действующих законов. Поэтому все счета, заключенный договор и документы по его закрытию должны быть оформлены юридически грамотно, корректно, если кампания стремится заключить сделку с клиентом и получить хорошие деньги. Юридически правильно оформленные документы намного снижают риски любой сделки.
Безусловно, для эффективной работы кампании, ее юридической защищенности необходимо оформлять документы по установленной законом форме. Эту форму можно заказать в любой юридической компании, так как редко какая-либо кампания может себе позволить иметь грамотного квалифицированного юриста. А дальше – только исполнять и правильно оформлять подобранные и установленные формы документов. Но могут быть и нюансы при оформлении сделок, тут уж решать самой кампании - идти на некоторые уступки или стоять до конца на своем. В идеале, конечно, у каждой кампании должна быть настольная книга – определенный сборник документов и правил продаж, которая вручается каждому сотруднику вместе с его должностными обязанностями.