Среди всех справочников Terrasoft CRM можно выделить несколько разновидностей, имеющих сходные характеристики, особенности заполнения значений и их дальнейшего использования.
Такими разновидностями являются:
- простые справочники;
- справочники типов записей;
- справочники состояний записей.
Простые
Простым считается справочник, имеющий минимально необходимый набор полей: [Название], в котором задается название записи, и [Описание], в котором детализируется введенное ранее название.
Примером простого справочника является справочник [Отрасли], используемый в карточке контрагента для определения принадлежности компании к той или иной отрасли.
В поле [Название] этого справочника указывается краткое название отрасли, а в поле [Описание] – более детальное описание отрасли либо компаний, которых можно отнести к этой отрасли.
Как правило, значения простых справочников можно добавлять либо удалять по мере появления новых записей либо отсутствия необходимости в существующих.
Справочники типов
Внешне, справочник типов записей ничем не отличается от простого справочника. Например, справочник типов контрагентов, как и любой простой справочник, содержит поля [Название] и [Описание].
Как правило, каждый раздел системы содержит справочник типов записей этого раздела.
Особенностью использования типа записи является возможность отобразить различные дополнительные поля карточки записи для различных типов записи.
Например, для контрагента с типом [Клиент] может быть отображено дополнительное поле [Статус клиента], а для контрагента с типом [Партнер] – дополнительное поле [Дата начала сотрудничества].
Справочники состояний
Для каждого объекта Terrasoft CRM, который может находиться в том или ином состоянии, формируется справочник состояний. Эта информация используется в карточке соответствующего объекта.
Существуют справочники состояний для проектов, договоров, счетов, документов, задач, воздействий.
Как и любой простой справочник, справочник состояний содержит поля [Название] и [Описание]. Кроме того, в этом справочнике есть также два дополнительных поля: [Начальное состояние] и [Конечное состояние]. С помощью этих двух полей в системе реализована дополнительная функциональность при работе с записями соответствующих разделов системы.
Признак начального состояния указывается для состояния, в котором запись может находиться при ее создании. Например, начальным состоянием задачи может быть состояние «В планах».
Признак конечного состояния подразумевает, что работа с текущей записью закрыта. Например, конечным состоянием задачи может быть состояние «Выполнена» либо «Отменена».
При изменении состояния задачи на конечное, в карточке станут активными поля [Результат задачи], [Результат подробно] и [Фактическая дата завершения]. В этих полях можно внести итоговую информацию, полученную по результатам завершения задачи.
Некоторые справочники состояний могут содержать дополнительное поле [Цвет], в котором можно задать цвет отображения записи, находящейся в заданном состоянии. Например, выполняемые задачи можно выделить красным цветом, чтобы акцентировать на них внимание пользователя.
