[Кейс] Автоматизация обработки заказов в Book Box, сервис чтения книг для сотрудников компаний

О компании

Book Box — сервис чтения для компаний с ежедневной доставкой книг в офисы. Компания была основана в 2015 году как сервис личного подбора литературы. После прохождения швейцарского бизнес-акселератора MassChallenge компания изменила бизнес-модель, и с 2017 года Book Box начал работу как сервис чтения по подписке в сегменте B2B. Пользователи на сайте оформляют заказ на книгу и уже на следующий день могут забрать ее на специальном стеллаже в офисе. Для того, чтобы вернуть прочитанную книгу, достаточно положить ее на стеллаж обратно.

Предпосылки внедрения bpm’online

Стремительное развитие компании — расширение базы книг, штата сотрудников, клиентов — заставила всерьез задуматься о внедрении гибкой системы, в которой есть возможность не только вести общую базу книг, но и гибко настраивать процессы взаимодействия с клиентами по индивидуальным контрактным соглашениям.  

Задачи внедрения bpm’online:

• Адаптировать раздел [Продукты] для ведение всех книг и экземпляров. Настроить автоматическое присвоение идентификаторов для новых книг и экземпляров.
• Автоматизировать процесс создания доставок на основании заказов. Настроить синхронизацию с сайтом.
• Интегрировать печать штрих-кодов на стикеры по собранным заказам с минимальным участием оператора.
• Построить процесс учета активности пользователей в рамках календарного месяца.
• Разработать логику, которая позволит индивидуально настроить по каждому контрагенту условия дней доставки, количество книг на руках, активность читателей.
• Автоматизировать просчет биллинга клиентов по уникальным договоренностям.
• Настроить аналитику, которая отображала бы популярность книг, время чтения, предпочтения читателей по рейтингу книги, среднее время чтения книги.

Выполненные настройки

Для ведения книг и экземпляров в bpm`online используется раздел [Продукты], переименованный в [Книги]. В записях книг были добавлены новые поля, в которых фиксируется вся необходимая информация (рис.1).

(рис.1)

Для сокращения времени на пополнение базы книжных экземпляров разработан специальный бизнес-процесс. Его логика заключается в автоматическом создании нескольких копий книг с присвоением порядкового номера, а также уникального идентификатора для печати стикеров на книгу. 

Для трекинга каждой отдельной книги, а также количества прочтений и последнего читателя добавлена деталь с экземплярами книги, на которой хранится информация о последнем читателе и где книга находится.

Для хранения информации об авторах и их книгах создан новый раздел [Авторы].  

После подтверждения заказа клиентом информация о выбранных книгах попадает в раздел [Заказы] в bpm’online. Это событие запускает бизнес-процесс подготовки заказанных книг к отправке. Задачами процесса являются: присвоение уникального идентификатора заказа, который считывается сканером штрихкода и печать стикера с информацией о читателе (рис. 2).

(рис. 2)

Информация о заказах и статусе доставки хранится с специально разработанном разделе [Доставка]. С помощью этого раздела осуществляется автоматическая отправка смс читателям о том, что их книга прибыла в компанию. Эта функция осуществляется с помощью коннектора Turbo SMS connector for bpm’online (рис. 3)

(рис. 3)

Кастомизированы разделы [Контакты] и [Контрагенты]. В карточке контакта на первый план выведена деталь с информацией по заказам читателя. Новый бизнес-процесс вычисляет активность читателя на ежемесячной основе с учетом индивидуальных настроек в карточке компании (рис. 4). Это позволяет увидеть количество активных читателей в компании (рис. 5).

(рис. 4)

(рис. 5)

Результат

С помощью bpm`online автоматизированы процессы обработки заказов и доставки книг. Это позволило значительно сократить рутинные процессы по формированию заказов, печати стикеров с штрих-кодом, и логином читателя. После начала работы в системе периодичность поставок увеличилась с 2 раз в неделю до ежедневных заказов. Хранение информации о полном цикле взаимодействия с клиентом позволяет организовать все эти данные в эффективную систему аналитики. Аналитический срез активных читателей непосредственно в карточке контрагента, позволяет максимально эффективно контролировать динамику взаимоотношений с клиентом.