[Кейс] Автоматизация процессов отдела продаж компании CDN Video
О компании
CDN Video — ведущий провайдер услуг сети и доставки контента. Узлы сети CDN Video установлены в России, Украине, Казахстане, Грузии, Нидерландах, США, Малайзии.
Предпосылки внедрения bpm’online
У компании уже был опыт использования CRM-системы для оптимизации работы отдела продаж, но со временем появилась необходимость в более гибком и легко настраиваемом продукте, в частности, который бы позволял настраивать тарификацию клиентов. Также важным аспектом выбора решения для автоматизации работы отдела продаж стала возможность интеграции с другими инструментами, которые уже использовались в компании.
Задачи внедрения bpm’online:
- построение полного цикла продаж от регистрации клиента на сайте до формирования договора, а также организация поддержки во время действия договора;
- автоматизация процессов работы менеджеров по продажам для построения эффективной работы с клиентом;
- организация ведения всех сделок в единой системе для получения общей картины работы отдела;
- организация документооборота внутри компании в едином пространстве для эффективного взаимодействия между подразделениями.
Для решения поставленных задач CDN Video сделала выбор в пользу продукта bpm’online sales.
Выполненные настройки
Автоматизация процессов выполнялась для отдела продаж. Лиды поступают в bpm’online через сайты клиента с помощью лендинга, настроенного в bpm’online. При поступлении нового лида руководитель отдела продаж получает уведомление на почту с информацией о необходимости назначить ответственного за лид. Кроме этого, в bpm’online для него автоматически генерируется задача «Назначить ответственного за лид». При этом, лид доступен для обработки только руководителю.
Каждая группа продавцов (зарубежный рынок и СНГ) должна обрабатывать только свои лиды. Для решения этой задачи реализован вспомогательный процесс распределения прав доступа на лиды. После назначения ответственным за лид менеджер получает права на чтение и изменение лида, а также уведомление на почту о получении нового лида.
После ряда коммуникаций с клиентом, а именно звонков и встреч для выяснения потребности клиента, у менеджера есть возможность перевести лид в продажу, при этом в разделе [Продажи] автоматически добавляется запись.
Для построения эффективного процесса работы в разделе [Продажи] реализованы такие бизнес-процессы:
- Процесс запуска допродажи из основной продажи. Этот процесс позволяет фиксировать и вести дальнейшую продажу с учётом основной продажи и допродажи в единой сделке.
- Процесс создания договора из продажи. В базовую конфигурацию bpm’online sales team был добавлен процесс для работы с договорами с учетом особенностей бизнеса заказчика.
Для сокращения времени на формирование документов по сделке в bpm’online реализован процесс, который автоматически создает дополнительное соглашение из основного договора с переносом всей необходимой информации. Все документы, которые создаются автоматически в системе, доступны для печати с помощью преднастроенных печатных форм.
Для контроля за выполнением задач, которые создает руководитель для сотрудников своего подразделения настроен процесс автоматического уведомления автора о завершении активности, которую он создал.
Для анализа эффективности работы отдела продаж руководитель может использовать такие отчеты:
- динамика добавления лидов;
- количество лидов, переведенных в продажу;
- количество продаж на каждом менеджере;
- динамика выполнения задач в лидах и продажах.
Результат
После внедрения системы менеджеры стали своевременно реагировать на новые потребности клиентов благодаря автоматическому созданию лидов, а напоминания о текущих и просроченных задачах помогли сделать их работу более организованной.
Значительно упрощена работа с документами. Кроме агрегации информации в единой системе, сократилось время на создание документов, так как теперь они формируются автоматически на основании данных системы.
Bpm’online sales позволила руководящему составу компании анализировать количественные и качественные показатели работы менеджеров для контроля эффективности и оптимизации возможных узких мест.