[Кейс] Автоматизация процессов продаж для компании Fibex

О компании

Компания Fibex специализируется на производстве и продаже паракорда, фастексов, карабинов и другой полезной фурнитуры.

Предпосылки внедрения bpm’online

До внедрения bpm'online менеджеры не вовремя или вообще не обрабатывали клиентов с низким приоритетом. Отсутствовали процессы, которые помогали бы менеджерам взаимодействовать с клиентами.

Основные задачи проекта:

• обеспечить обработку всей клиентской базы;
• автоматизировать процесс продажи для действующих клиентов;
• настроить аналитику, которая поможет отследить индивидуальную эффективность менеджеров и работу отдела в целом;
• увеличить конверсию воронки продаж.

Для решения этих задач выбран продукт bpm'online sales.

Выполненные настройки

Работы по адаптации системы под требования компании Fibex были начаты с кастомизации карточки контакта, так как одной из основных целей использования системы bpm’online является сохранение истории взаимоотношений между клиентом и менеджером компании. Так, для сегментации клиентской базы в карточке раздела [Контакт] было добавлено справочное поле «Тип», в котором менеджер отмечал текущий статус клиента по отношению к компании (действующий или потенциальный). В зависимости от типа клиента дальнейшая работа происходит в разделе [Лид] для потенциального клиента и в разделе [Продажа] для существующего.

Одним из требований процессов компании есть обязательная договоренность менеджера о следующем шаге с клиентом. Для решения этой задачи был реализован бизнес-процесс, который ежедневно в указанное время проверяет всех клиентов на наличие незавершенных активностей. В случае отсутствия активностей по клиенту система создает ответственному уведомление о необходимости актуализировать информацию по данному клиенту.

После анализа существующего процесса продаж компании на каждом этапе взаимодействия с клиентом команда внедрения настроила алгоритм действий менеджера с помощью кейс-менеджмента в разделе [Продажи]. При создании продажи первой стадией является Квалификация: на этой стадии система автоматически создает активность, которая сигнализирует о необходимости связаться с клиентом, уточнить и заполнить необходимую информацию, которая будет использоваться для ведения сделки.

После прохождения квалификации система переводит продажу на стадию Оформление продажи, на которой менеджер получает автоматические напоминания о формировании счета и проверке всей необходимой информации в этом счете. После этого менеджер отправляет счет клиенту.

Следующая стадия — Производство и сборка заказа, где формируем внутренний запрос о необходимости подготовить продукцию по заказу или оформить запрос на производство, если продукции недостаточно на складе.

На стадии Оплата счета продажа находится до поступления оплаты на расчетный счет компании (подтверждение оплаты менеджер получает от бухгалтерии). После подтверждения отплаты менеджер вручную переводит продажу на завершающую стадию — Завершена с победой.

Согласно ключевым показателям эффективности компании были реализованы Итоги, с помощью которых можно получить информацию в виде графиков, таблиц и числовых показателей. Данный раздел даёт возможность руководителю подразделения получить информацию о эффективности работы как каждого из менеджеров, так и его команды в целом.

Ниже примеры отчетов, доступных в различных интервалах времени на текущий день, предыдущий день, текущую неделю, предыдущую неделю и т.д.: 

• количество обработанных клиентов с типом существующий клиент/потенциальный клиент;
• количество новых контрагентов;
• количество завершенных активностей;
• суммы продаж и их маржи;
• просроченные задачи менеджеров по продажам и менеджеров производства.

Результат

Внедрение bpm’online позволило организовать работу со всей клиентской базой в единой системе, где прописаны все шаги в работе с клиентом и настроены автоматические напоминания по задачам, что повысило качество обработки клиентской базы. К тому же, стандартизированный процесс упростил обучение новых сотрудников компании.

Автоматизация процесса продаж упростила коммуникацию между отделом производства и менеджерами по продажам, что увеличило скорость оформления продаж.

Также появилась возможность прозрачной контроля показателей эффективности работы менеджеров.