[Кейс] Автоматизация процессов взаимодействия с клиентами в компании «Ирбис Моторс»
О компании
Компания «Ирбис Моторс» является производителем мототехники.
Компания ведет разработку собственных снегоходов, внедорожных мотоциклов и квадроциклов.
Предпосылки внедрения
Ранее сотрудники компании «Ирбис Моторс» фиксировали всю полезную информацию о взаимодействии с клиентом в индивидуальных таблицах, которая находилась в учетной системе 1С и личном кабинете клиента (web-площадка b2b для дилеров). Такая ситуация значительно усложняла возможность оперативно проанализировать работу как отдельного сотрудника, так и отдела в целом. Более того, при увольнении сотрудника продолжать работу в его «файле» очень сложно, так как каждый менеджер работал со своими клиентами в удобном для него формате. Важная информация о клиенте могла потеряться.
Для объединения информации в единой системе и автоматизации процессов была выбрана bpm’online.
Основная задача внедрения bpm’online — управление процессами взаимодействия с клиентами. В рамках этой задачи необходимо организовать процессы по удержанию и развитию существующих клиентов, а также проведение маркетинговых активностей, направленных на привлечения новых клиентов.
Выполненные настройки
Первым шагом в адаптации системы стало определение требований к карточкам основных разделов. Далее на страницы разделов [Лиды], [Контакты], [Контрагенты], [Заказы] и [Продукты] через мастер раздела добавлены необходимые поля и справочники. Так, например, на страницу продукта добавлены такие поля: Марка и Тип транспортного средства, Технические характеристики и др.
Следующий шаг — приведение данных клиентской базе к единому представлению, после чего информация была импортирована в bpm’online. Важно отметить, что предыдущие заказы и активности также были импортированы, что позволило менеджерам иметь историю взаимодействия с клиентами для ведения работы в системе. После этого был настроен обмен данными, при котором заказы из учетной системы попадали в CRM и обратно в учетную систему. Это позволило централизировать процесс управления заказами.
Далее рассмотрим сам процесс работы и выполненные настройки. Так как в системе уже есть контакты и контрагенты, дополнительно был установлен темплейт Авоматического создания активностей по неактивным контрагентам. Это ускорило выполнение настроек, так как решение содержит готовый для работы бизнес-процесс.
Один из процессов работы менеджеров — это создание лидов из уже существующих Контактов/Контрагентов в случае выявления потребности. Второй алгоритм работы состоит из проработки новых потенциальных клиентов. Такие лиды формируются автоматически. Для автоматического создания лидов и регистрации их в системе был настроен лендинг, благодаря которому данные из регистрационной формы на сайте компании автоматически попадают в bpm’online. После получения и обработки информации о потребности менеджер в один клик создает Контакт и Контрагент и система автоматически устанавливает взаимосвязи.
После стандартных коммуникаций с клиентом, в рамках лида, менеджер принимает решение о создании заказа или оставляет клиента на этапе «Взращивание», в крайних случаях — дисквалифицирует лид. Под взращиванием клиента подразумеваются периодические коммуникации с клиентом (телефонные звонки, личные встречи) с целью расположить его к продуктам компании. Кроме этого, контакты, у которых есть лиды на стадии «Взращивание», попадают в аудиторию e-mail рассылок, где происходит оповещение клиентов о специальных предложениях.
После оформления заказа и выполнения обязательных шагов менеджер выставляет счет. Оплата ожидается в учетной системе, которую используют в компании, после чего информация отображается в bpm’online. Важно отметить, что синхронизация учётной системы с bpm’online произведена в рамках отдельных доработок силами разработчиков компании.
Настроены дашборды, где можно отследить ключевые для компании показатели, такие как увеличение клиентской базы в динамике, количество звонков и встреч в разрезе каждого менеджера, количество выполненных заказов и заказов в обработке.
Результат
В результате внедрения bpm’online компания «Ирбис Моторс» получила систему автоматизации процессов взаимодействия с клиентом, в которой можно вести прозрачную работу с клиентом, следить за историей взаимодействия, автоматизировать процессы выполнения заказов и составлять аналитику по ключевым показателям работы менеджеров и отдела в целом. Наличие единого центр коммуникации с клиентами (телефон, электронная почта, чат с площадкой b2b, социальные сети) позволяет сократить время на активности в других системах и уделять это время клиентам. Работа в bpm’online позволила повысить лояльность существующих клиентов к компании и улучшить процессы взаимодействия с новыми клиентами.