О компании
Компания Viseven — ведущий поставщик интерактивного контента, CRM- и CLM-систем, обучающих мобильных приложений, а также услуг по продвижению медицинских препаратов на мировом рынке с 2009 года. Официальные представительства компании расположены в 4 странах мира — в РФ, Эстонии, Канаде и Украине.
Предпосылки внедрения bpm’online
Для взаимодействия с клиентами Viseven использовала продукт собственной разработки. Работа с клиентами велась разрозненно, что не позволяло сделать аналитические срезы относительно продуктивности сотрудников компании. После анализа нескольких CRM-систем Viseven приняла решение в пользу продукта bpm’online sales.
Задача внедрения bpm'online
В первую очередь было необходимо автоматизировать рабочий процесс отдела продаж, чтобы избавиться от «самодеятельности». Также это позволило бы получать историю взаимодействия с клиентами и в дальнейшем ее анализировать, добавить контроль в выставление счетов, создать единый источник корректной информации, упростить работу новым сотрудникам. Кроме того, внедрение bpm’online позволило бы наладить процесс утверждения цен, коммерческих предложений (КП) и стандартизировать прайс-лист услуг компании.
Выполненные настройки
В рамках процесса внедрения был доработан процесс работы с Лидом. Старт процесса — это базовая стадия «Квалификация». После того как пользователь определил, что Лид может быть квалифицирован, он выполняет квалификацию и переходит на стадию «Назначение встречи». Стадия была добавлена в кейс с помощью инструментов Case Management c целью назначения предварительной встречи с клиентом. Как только встреча назначена, Лид переходит на стадию «Встреча», по результатам которой автоматически создается продажа.
Процесс продажи также не остался без изменений: после прохождения референтной стадии «Квалификация», которая соответствует базовой логики системы, продажа переходит на стадию «Предложение». В рамках данной стадии составляется коммерческое предложение. В рамках процесса внедрения был создан раздел «Коммерческие предложения», в данном разделе клиент создает и управляет КП для клиентов.
Каждое коммерческое предложение содержит:
- данные о покупателе;
- предлагаемый список продуктов;
- стоимость продуктов.
После подготовки предложения для клиента процесс продажи переходит на стадию «Внутреннее визирование». На данной стадии создается виза в разработанном разделе «Визы». После проставления положительной визы КП становится доступным для предоставления клиенту. Готовность для отправки клиенту определяется его состоянием, которое в данном случае меняется на «Утверждено». Далее КП отправляется клиенту, и процесс продажи переходит на этап «Переговоры». Данный этап состоит из нескольких вариантов ведения переговоров. Менеджер определяет являются ли данные переговоры Активными или Пассивными и в зависимости от этого определяет тактику сделки. После проведения успешных переговоров продажа переходит на стадию «Контрактация», где заключается договор, после чего продажа получает статус «Завершается с победой».
Также в рамках реализации сопутствующих задач, всплывающих в процессе внедрения, были использованы такие приложения из маркетплейса как:
- Fields patterns for bpm'online — с помощью этого приложения были установлены маски ввода телефонных номеров в карточках контакта, контрагента, правила для email-адресов.
- Lookup records merging — приложение позволило быстро произвести объединение записей в необходимых справочниках, например таких как Страны, Города.
- Выделение цветом записей — позволило настроить выделение цветом заказов в реестре в зависимости от их состояния. Например, завершенные заказы залиты зеленым цветом.
- Map widget for bpm'online — данное приложение позволило настроить визуальное отображение на карте мира территориальное расположения клиентов компании, а также проанализировать самые прибыльные регионы. Красивые карты с графиками радуют глаз руководству.
При реализации аналитических итогов была перестроена воронка продаж, так как было важно, чтобы она строилась на основании поля «Сумма продажи». Также для удобства пользователей в отображение воронки продаж были статично выведены данные о количество продаж и сумме продаж по стадиям.
Результат
Внедрение bpm’online позволило автоматизировать работу менеджеров отдела продаж. Фиксация всех договоренностей и консолидация информации в единой системе позволили провести качественный анализ эффективности работы менеджеров. Компания Viseven не останавливается на достигнутом и уже планирует продолжить автоматизацию для дальнейшего привлечение к системе других организационных подразделений компании.