[Кейс] Оптимизация процесса выполнения заказов в компании ООО «Трионис ВЕТ»

О компании

Основной вид деятельности компании — это научная разработка, производство и реализация оригинальных ветеринарных препаратов, витаминно-минеральных комплексов и кормовых добавок для сельскохозяйственных животных.

Предпосылки внедрения bpm’online

До внедрения системы сотрудники отдела продаж компании ООО «Трионис ВЕТ» работали в индивидуальных табличных формах, что затрудняло составление аналитики и понимание причин невыполнения заказов.

Основная задача внедрения bpm’online — организовать работу по выполнению заказов в единой системе с учетом требований процесса работы. Кроме этого, необходимо:

• интегрировать bpm’online с учетной системой для контроля поступления платежей;
• реализовать расчет стоимости доставки и себестоимости единицы товара в заказах;
• разграничить права доступа между смежными отделами на разных этапах обработки заказов.

Для решения поставленных задач ООО «Трионис ВЕТ» выбрала решение bpm'online sales.

Выполненные настройки

Автоматизация процессов выполнялась для отделов продаж, логистики, закупок и бухгалтерии. Была кастомизирована карточка заказа, в которую добавили следующие поля:

• грузополучатель;
• плательщик;
• адрес получателя;
• дата доставки;
• подтвержденная дата доставки;
• наличие задолженности;
• цель заказа.

Далее был настроен кейс обработки заказа с помощью мастера кейсов. Согласно реализованному процессу работы компании, менеджеры создают заказ, заполняют все обязательные поля и добавляют продукты, которые интересуют клиента. После этого система меняет состояние заказа на «Согласование отделом логистики».

Логист получает автоматическое уведомление о необходимости обработать заказ. Он вносит информацию в специальную деталь, которая отображается только ему. После заполнения данные автоматически переносятся в карточку заказа, что позволят работать с ними менеджеру.

Следующим шагом заказ переходит на обработку в отдел закупок и, соответственно, меняется состояние заказа на «Согласование отделом ВЕД». Для заполнения информации отделом закупок добавлена специальная деталь, которая содержит в себе такие поля:

• цена продажи;
• цена закупки;
• доставка на единицу;
• цена по прайсу;
• фактическая цена;
• себестоимость на единицу;
• маржа и др.

После указания значения цены закупки и сохранения заказа система выполняет расчет всех значений, указанных выше. Если расчет отдела закупок подтверждает возможность выполнения заказа, то состояние меняется на «Исполнение», и в bpm’online автоматически создается договор. Для работы с договором настроена печатная форма, с которой работает специалист по документообороту. Для него предусмотрена преднастроенная страница, с которой возможно напечатать договор.

В результате интеграции с учетной системой реализован процесс получения информации об остатках продуктов на складе. Это упрощает подбор продуктов в заказ, так как менеджер сразу видит их наличие. Кроме этого, в карточку заказа автоматически подтягивается информация о наличии задолженности у клиента, что помогает сотрудникам принимать решение о возможности выполнения заказа.  

Также в bpm’online формируются следующие отчеты:

• показатели оплаты по отчетным периодам и по менеджерам;
• количество звонков по менеджерам;
• количество активных заказов в разрезе менеджеров;
• динамика заказов зависимости от цели заказа.

Результат

Внедрение bpm’online качественно изменило процессы компании. После полномасштабного запуска вся информация хранится в единой системе, в том числе история работы с клиентами, что значительно упрощает работу менеджеров отдела продаж. Возможность получать отчеты позволяет руководству компании отслеживать работу отдела в целом и эффективность каждого менеджера в частности.