[Кейс] Автоматизация процессов работы отдела продаж в компании Mikenopa

О компании

Mikenopa - это международная компания, работающая на территории Европейского Союза, в Восточной Европе, России и странах СНГ, Турции и в Тихоокеанском регионе.

Компания занимается поставкой современных технологий и сопутствующих услуг в гостиницах и бизнес-центрах.

Предпосылки внедрения bpm’online

До внедрения платформы bpm’online сотрудники компании Mikenopa в основном использовали почту, а общие документы размещали в облачных хранилищах. Это приводило к проблеме, что у участников процесса могли не совпадать версии документа и пользователи владели неактуальной информацией, что доставляло дискомфорт во время обработки. Работа с клиентами в компании проводилась не по процессу и разрозненно. В такой ситуации было сложно составить общий анализ проектов и запланировать бюджет на следующий квартал.

Задачи внедрения bpm’online sales:

• Перевести работу отдела продаж и смежных отделов в единую IT-экосистему;
• Улучшить взаимодействие между отделом продаж и техотделом, финансовым отделом;
• Построить алгоритм работы менеджера с клиентом, при котором система будет помогать менеджеру качественно коммуницировать с клиентом;
• Настроить аналитику текущих проектов.

Выполненные настройки

В рамках процесса внедрения были доработаны стадии разделов Лиды и Продажи.

В разделе Лиды, на стадии «Взращивание», добавлена активность по отправке опросника клиенту и получении обратной связи, с чего и начинается процесс работы с клиентом. На основании полученной обратной связи, менеджер принимает решение о переводе на следующие стадии.

В кейс управления Лидом добавлена новая стадия «Подготовка», на которую система переводит Лид в случае успешного сценария предыдущего шага. На данной стадии автоматически создается новая заявка в разделе Обследования и Установки. Пользовательский раздел был создан для технического отдела, чтобы улучшить коммуникацию между отделами и минимизировать время на актуализацию состояния заявок. После создания новой заявки в этом разделе, руководителю техотдела приходит уведомление о новой заявке, и он распределяет её на ответственного. В зависимости от типа заявки Обследование/Модуляция или Установка в разделе настроены отдельные кейсы с разным набором задач. После завершения работ по заявке и переводе заявки в завершающее состояние, ответственному за Лид приходит уведомление о том, что его заявка обработана. Следующим этапом Лида, согласно бизнес-процесса компании, является стадия Перевод в продажу, куда лид переводит менеджер вручную, после того как он получил уведомление о выполненной заявке. На данной стадии в системе автоматически создается Продажа.

В разделе Продажа настроен кейс, в который добавлены пользовательские стадии. По процессу компании, выставляется коммерческое предложение, ведется работа с возражениями, выполняется контрактация, выставляется счёт и поставка.

Задачи, генерируемые на каждой из стадий, помогают менеджеру качественного комуницировать с клиентом, что повышает лояльность клиента к компании.

Результат

            Компания Mikenopa получила возможность в любой момент получить полную актуальную информацию по клиенту с любого устройства. Оптимизирован процесс продаж, в рамках которого система автоматически создает менеджеру задачи и уведомления. Улучшено взаимопонимание между отделом продаж и техническим отелом. Настроена аналитика, которая показывает эффективность менеджеров «на сегодня» и помогает планировать бюджет компании на следующий период.