О компании
Холдинг ТЕХНАБ – эффективно работающая организационная структура, решающая самые сложные задачи по обеспечению атомных станций продукцией различных предприятий, чьим дилером она является. Компания успешно участвует в тендерах по обеспечению оборудованием как действующих, так и строящихся АЭС.
Предпосылки внедрения bpm’online
До начала роботы в bpm’online сотрудники компании фиксировали свои активности в удобном для них формате без определённой структуры. Это привело к усложнению процесса управления проектами. Учитывая постоянное увеличение объема информации о проектах и необходимость «держать в голове» значительный объем данных, появилась потребность внедрения системы с единой точкой доступа для консолидации информации по проекту. Также были трудности с анализом информации и составлением отчетности по каждому проекту / процессу / сущности.
Кроме этого был необходимость в автоматизации рутинных задач, таких как создание шаблонов писем и напоминаний для сокращения времени на их выполнение.
Задачи внедрения bpm’online sales:
1. Автоматизация процессов продаж
2. Агрегация информации в единой среде
3. Организация оперативного взаимодействия подразделений компании между собой
4. Настройка отчетов для составления качественной аналитики
Выполненные настройки
Основная работа с клиентами выполняется в разделе [Продажи].
Первым шагом реализован алгоритм работы с продажами с помощью базового функционала Case Management. Для его выполнения созданы новые разделы [Тендеры], [Мониторинг цен], [Договоры]. Согласно настроенному процессу на определённых стадиях продажи система генерирует новые задачи для менеджера.
В каждом из новых разделов также реализован алгоритм действий с помощью Case Management. Bpm’online автоматически создает шаги и задачи необходимые для выполнения менеджером. При переходе на соответствующую стадию продажи, задачи будут сформированы и добавлены в расписание ответственного сотрудника.
С вышеуказанными разделами работают разные подразделения компании. Поскольку из карточки тендера есть возможность перейти в связанную запись мониторинга цен, в запись продажи (и обратно) то у всех сотрудников есть возможность наблюдать динамику развития сделки, отслеживать на каком этапе подготовки находятся документы. Так как время на подготовку ограничено, оптимизация доступа к контролю данной информации ответственного за продажу очень важна.
Раздел [Мониторинг цен] напрямую связан с разделом [Тендеры] и разделом [Продажи]. Для участия в тендере необходимо сформировать первоначальную максимальную цену (НМЦ). Цена формируется на основании предложений участников на стадии мониторинга цен и анализа предыдущего опыта исполнения договоров Заказчиков из контура Росатома. Информация о начальной максимальной цене (а также о ценах заявок всех участников) отображается в карточке тендера. После оглашения результатов тендера, в зависимости от сценария продажа двигается дальше по разработанному алгоритму. Например, при выигрыше, в bpm’online закрывает продажу, формирует запись в разделе [Реализация] (из которой далее формируется пул договоров, необходимых для выполнения проекта), ставятся задачи сотрудникам на стадии контрактации и исполнения проекта, формируются и отслеживаются графики оплат по доходному и расходным договорам.
Так как платежей много, и они согласовываются для каждого клиента индивидуально, в карточке договора создана деталь [Плановые платежи по договору], на которой хранится информация о типах платежей и их состояние. Сумма всех оплаченных счетов, в рамках договора суммируется и отображается в соответствующем поле в карточке договора. Аналогично и с остатком по договору, открыв договор можно увидеть какую сумму и в какой период мы ожидаем от клиента.
Настроена общая аналитика по всем договорам. Данный функционал позволяет контролировать и планировать бюджет компании.
С помощью реализованных печатных форм у сотрудников появилась возможность формировать документы и отчеты на основе записей разделов, что позволило упростить и ускорить создание отчетов о состоянии проекта, которые регулярно готовятся для руководства.
Результат
В результате внедрения bpm’online менеджеры получили возможность контролировать продажи и последующие реализации проектов на всех этапах, а также доступ к данным клиентской базы в удобном формате. Процесс продаж соответствует утвержденному компанией регламенту, со всеми обязательными шагами, о которых система вовремя напоминает сотруднику в виде автогенерируемых задач. Аналитика позволяет выстраивать стратегию ведения сделок, осуществлять планирование и своевременно реагировать на изменения.