[Кейс] Автоматизация процессов работы компании ГК «Термо Техно»

О компании

Компания ООО «Термо Техно» включает в себя две компании — ООО «Термо Техно Инжиринг» и ООО «ТТ Аналитика». ООО «Термо Техно Инжиринг» занимается сервисным обслуживанием аналитического и измерительного оборудования, поставкой запасных частей, разработкой программного обеспечения, разработкой и внедрением новых продуктов, предоставляет услуги по аудиту процессов аналитического контроля, занимается проектированием лабораторий для промышленных предприятий. ООО «ТТ Аналитика» обеспечивает поставки аналитического и измерительного оборудования для лабораторного контроля, занимается проектированием и внедрением автоматических систем аналитического контроля.

Причины внедрения bpm’online

До начала роботы в bpm’online сотрудники компании выполняли задачи в удобном для них формате, то есть отсутствовал унифицированный алгоритм действий по взаимодействию с клиентами. Это увеличивало время на контроль выполнения задач и составление аналитики по общим показателям работы.

Задачи внедрения bpm’online sales enterprise:

• ускорение процессов работы с клиентами;
• агрегация информации в единой среде;
• получение настраиваемой аналитики;
• организация документооборота между сотрудниками компании;
• организация оперативного взаимодействия подразделений компании между собой.

Выполненные настройки

Процесс внедрения bpm’online в компании стартовал с автоматизации процессов тендерного производства. Для организации работы с тендерами адаптирован раздел [Лиды]. В карточке лида добавлена вкладка «Тендерная информация», на которой созданы следующие поля:

• название площадки;
• объект запроса;
• дата окончания подачи заявок;
• номер процедуры.

С помощью автогенерируемых задач настроен алгоритм работы тендерного отдела. Работа с тендером начинается со стадии «Квалификация» и выполняется по базовому процессу «Управление лидом». На стадии «Распределение» автоматически создается проект, в который дублируются необходимые данные из лида.

После создания проекта выполняются подготовительные работы для участия в процедуре. Для ответственного сотрудника тендерного отдела генерируются задачи. Далее развитие процесса зависит от принятого решения тендерным комитетом об участии в тендере. Если принято положительное решение, то система автоматически создает продажу, и ответственный сотрудник продолжает работу в карточке продажи. Если решение отрицательное, то лид переходит в состояние «Потребность отсутствует».

Продажа, в свою очередь, также взаимосвязана с проектом. Алгоритм действий в разделе [Продажи] реализован через кейс менеджмент.  Кейс содержит следующие стадии:

• квалификация;
• коммерческое предложение;
• контрактация;
• завершена с победой;
• завершена с проигрышем;
• срок рассмотрение прошел;
• ответ не получен.

В разделе [Проекты] реализован процесс визирования для согласования документов, необходимых для дальнейшей работы с тендерной процедурой. Особенность процесса визирование в том, что визирование реализовано по коллекциям, то есть визы уходят всем участникам рабочей группы, которые делятся на категории. Визирование выполняется последовательно: система ожидает получения виз от всех участников одной категории.

В разделе [Договоры] реализовано визирование, которое автоматизирует согласование различных типов договоров. Процесс визирования зависит от таких переменных: тип договора, подразделение, вид договора и юридическое лицо. В данном процессе визирования система ожидает визы от всех участников процесса.

Внедрение bpm’online позволило также получать аналитику по таким показателям:

• среднее время согласования договора;
• количество успешных лидов/продаж за отчетный период;
• количество неуспешных лидов/продаж за отчетный период;
• количество тендеров в зависимости от площадки.

Результат

Полномасштабное внедрение bpm’online позволило оперативнее актуализировать информацию и получать аналитику по работе тендерного отдела и отдела продаж. Возможности системы, а именно агрегация данных на единой платформе, в будущем позволит не только сократить длительность проведения собраний и совещаний, но и минимизирует их необходимость.

Также в планах развития компании — реализация постконтрактного сопровождения проектов в bpm’online.