[Кейс] Автоматизация процессов работы с клиентами в Львовской бизнес-школе

О компании

LvBS – школа с европейскими ценностями и подходами, которая развивает открытое и ответственное бизнес-сообщество. Цель Львовской бизнес-школы — содействовать развитию визионеров, которые будут строить украинскую бизнес-среду. Основываясь на уникальном симбиозе бизнес-школы и католического университета, Львовская бизнес-школа берет за основу международность как главный принцип школы, с фокусом на личностном развитии каждого участника программ и мероприятий.

Предпосылки внедрения

До внедрения bpm’online сотрудники компании использовали несколько закрытых разрозненных клиентских баз. Это создавало хаотичность хранения информации и делало невозможным стандартизацию процесса. Сложно было собрать информацию об участниках мероприятия, за которое отвечало несколько менеджеров.  Кроме того, это влияло на взаимодействие с клиентами: сотрудники не могли оперативно начать коммуникацию, так как затрачивали дополнительное время на сбор и подготовку информации.

Для создания единой среды для обработки информации о взаимодействии с клиентами, ведения мероприятий, сделок и маркетинговых активностей была выбрана платформа bpm’online. Львовская бизнес-школа сделала выбор в пользу сразу двух продуктов — bpm’online sales и bpm’online marketing.

Основные задачи внедрения bpm’online:  

• автоматизация процесса получения новых потребностей клиентов;
• ведение длинных сделок;
• выполнение маркетинговых кампаний и рассылок;
• систематизация наследования информации сотрудниками при смене позиции в компании;
• составление общей картины работы бизнес-школы для разработки стратегии развития.

Выполненные настройки

В первую очередь кастомизирован раздел [Контакты]. С помощью дизайнера страниц созданы колонки для фиксации стоимости обучения для клиента и его реквизиты. Добавлена специальная колонка для менеджеров, в которой содержится информации о правилах расчета и внесения платежей. Добавлены детали «Паспортные данные», «Программы обучения» для добавления информации о программах обучения, стоимости программ, сумме оплаты и остатке необходимого платежа. Деталь «Платежи» позволяет вносить информацию об оплатах клиента.

Деталь «История обучения» собирает всю информацию о курсах и программах клиента, а также их статусы.

Раздел лиды содержит три кейса, которые реализованы с помощью инструмента Case Management. Кейсы реализованы для таких потребностей: короткие программы обучения, долгосрочные программы и подписка на рассылки.

Короткая продажа предусматривает работу только с лидом, а по кейсу долгосрочного обучения, кроме кейса в лиде, реализован кейс в разделе [Продажи]. Кроме этого, bpm’online автоматически создает продажу на соответствующей стадии лида в зависимости от кейса. 

Case Management призван упрощать работу пользователей. Благодаря этому инструменту при выборе той или иной потребности менеджер знает, что в bpm’online будет предусмотрен алгоритм действий.

В разделе продажи разработаны алгоритмы в зависимости от существующего образования клиента.  

Автоматически добавляемые активности подсказывают менеджеру порядок его действий на каждой стадии.  Также в продажах настроены печатные формы, благодаря которым менеджер может оперативно сформировать подтверждающий сделку документ в pdf формате и отправить его клиенту.

В продукте marketing используются рассылки и кампании, а также настроены web-формы для получения информации из посадочных страниц сайта компании в bpm’online с последующим автоматическим созданием лида. Благодаря всем этим инструментам упрощен процесс взаимодействия и информирования клиента.

Результат

В результате внедрения bpm’online Львовская бизнес-школа получила возможность использовать инструменты продаж и маркетинга в единой ИТ-экосистеме, что решает задачу объединения результатов работы из разных систем. Теперь в истории клиентов содержится как информация о сделках и потребностях клиента, так и об источниках потребностей и другая маркетинговая информация.

Работа в единой системе улучшила коммуникацию между сотрудниками компании.   Оптимизированы процессы обработки лидов и ведения длинных продаж, что существенно сокращает время на их оформление. Построена качественная работа в маркетинговых кампаниях, что позволяет получать новых клиентов и увеличить лояльность существующих.