[Кейс] Автоматизация работы отдела продаж компании ALTIS-LIFT

О компании

Компания ALTIS-LIFT специализируется на лифтовом оборудовании: лифты, подъемники, эскалаторы и траволаторы от лучших мировых производителей SJEC, IGV, HIDRAL. Компания осуществляет полный спектр услуг - от поставки и монтажа до обслуживания оборудования.

Предпосылки внедрения bpm’online

За длительное время работы на рынке подъемного оборудования у компании ALTIS-LIFT сформировалась большая база клиентов. Очень важно хранить историю переговоров и запланированные активности с каждым застройщиком, чтобы не пропустить ни одной потенциальной сделки. Фиксировать потребности клиентов – вот одна из основных задач CRM-системы.

В ALTIS-LIFT за годы работы отлажен бизнес-процесс продаж. В системе, которую использовали ранее не было инструмента, который бы позволял настраивать бизнес-процессы компании. Поэтому необходима была система, которую можно настроить пользовательски под требования заказчика.

Задачей внедрения bpm’online было создать единую базу данных, где можно отслеживать историю переговоров, работать по настроенному бизнес-процессу, а также контролировать и анализировать основные показатели работы менеджеров.

Выполненные настройки

На первом этапе информация о контактах и застройщиках была приведена в единый вид и импортирована в систему с помощью базового импорта данных из Excel. По регламенту компании в системе не должно быть клиентов без запланированных активностей. 

Также построен дашборд, с помощью которого руководитель отдела продаж контролирует просрочку активностей и в режиме реального времени проводит работу с менеджерами отдела продаж.

В системе есть несколько вариантов создания лида. Менеджер создает лид после телефонного звонка застройщику или после личной встречи с представителем застройщика. В случае, если клиент новый, менеджер вносит необходимую информацию о застройщике в лид и квалифицирует его. Под квалификацией подразумевается создание записей в один клик в разделе «Контакт» и «Контрагент» со всеми взаимосвязями, что значительно облегчает работу менеджера, так как ему не нужно создавать отдельно эти записи.

Решение перевести лид в продажу или продолжить взращивание принимается на основании того, достаточно ли информации для старта продажи и готов ли клиент к оформлению сделки. В базовом разделе «Продажа» были изменены названия стадий и добавлены новые.

После получения технического задания от клиента менеджер меняет стадию лида на «Перевод в продажу» — и в системе автоматически создается продажа по данному лиду. В рамках продажи формируется коммерческое предложение и отправляется клиенту. На стадии продажи «Формирование и презентация КП» менеджер коммуницирует с клиентом и защищает коммерческое предложение. В зависимости от решения клиента менеджер меняет стадию продажи.

Получив положительный ответ на коммерческое предложение, менеджер переводит продажу на стадию «Подписание Договора», где оформляется и согласовывается договор с клиентом. По регламенту компании клиенты оплачивают авансовый платёж. После подтверждения авансового платежа менеджер переводит продажу на завершающую стадию, что является сигналом для автоматического создания проекта в системе.

В разделе «Проект» есть шаблоны задач запланированных действий, которые необходимо выполнить ответственному менеджеру. Система подает эти действия, как активности, которые по мере их свершения закрывает менеджер, указывая начало и конец. После выполнения всех задач, прописанных в бизнес-процесса реализации проекта, система автоматически просчитывает фактическое время, затраченное на выполнение проекта. Если  имеются отклонения в фактическом и запланированном времени, руководство может углубиться в каждую из задач, и увидеть где именно произошла задержка.

Результат

В результате внедрения bpm’online менеджеры получили удобный и понятный инструмент для ведения клиентской базы. Вся информация консолидирована в одном, всегда доступном, месте, что увеличивает лояльность клиента.

Вместе с тем, история всех коммуникаций, продаж и проектов по всем клиентам всегда доступна в карточке клиента. При необходимости руководитель отдела продаж может сменить ответственного менеджера за клиентом, и новый менеджер самостоятельно сможет получить всю необходимую информацию о нём.

Менеджеры ведут клиента по бизнес-процессу компании, начиная от создания лида и завершая оплаченным счётом. На каждом этапе система подсказывает дальнейшие шаги менеджеру и даёт полное видение текущего состояния.

Руководители получили инструмент для контроля менеджеров в виде настроенных дашбордов по активностям, которые ежедневно выполняют менеджеры