Извините, а зачем изобретать велосипед, это все давно описано!?
Документация по BPMOnline есть в открытом доступе на сайте
Конкретно для администрирования и переделки BPM вот это
В пункте 5.6 на 117 странице все описано, как создать стандартный и нестандартный справочники.

Александр, там документация к версии 5.1, которая во многих местах уже устарела. В инструкциях же к 5.4 рекомендуется пользовательское создание полей другим способом, а процесс создания справочника описан частями и в разных разделах книги.