Ниже описан пример реализации бизнес процесса который позволяет автоматически заменить старые лицензии новыми. 

Например некоторые пользователи в системе используют лицензии "License Personal Old Product" срок действия которой заканчивается 31.03.2021, всем этим пользователям необходимо выдать лицензию "License Personal New Product" которая активируется 1.04.2021.

Был разработан процесс Change Licenses.

Используя элемент [Авто-генерируемая страница] даем возможность пользователю выбрать старую и новую лицензию. 

После считаем количество пользователей которым необходима выдача новой лицензии.

Если такие пользователи существуют, считываем коллекцию всех этих пользователей и передаем в подпроцесс который выдает каждому отдельному пользователю лицензию. 

Процесс выдачи лицензии пользователю достаточно тривиальный, но хотелось обратить внимание на один нюанс. Для того что бы при выдаче новых лицензий избежать превышения лимита доступных лицензий реализована дополнительная проверка.  

Считываем количество лицензий на элементе Read Quantity, после считываем количество пользователей у которых есть новые лицензии. Если количество пользователей не превышает общее количество лицензий, тогда выдаем пользователю новую лицензию. 

Во вложении архив с процессами реализованными на версии 7.17.2. 

Иногда бывает, что система ругается на отсутствие лицензий и не пускает даже Supervisor-а, но  при этом в менеджере лицензий все галочки в нужных местах стоят.

Вот скрипт, который очистит таблицы базы данных SysLicUser, SysLic и SysLicPackage от информации о старых и повреждённых лицензиях. Это должно помочь удалить «неиспользуемые» записи в этих 3 таблицах, а также лицензии, у которых вышел срок.

Чтобы просто проверить наличие таких записей, замените «delete» на «select *».

delete from "SysLicUser"
where "Id" not in (select slu."Id" from "SysLicUser" slu
inner join "SysLicPackage" slp on slp."Id" = slu."SysLicPackageId"
inner join "SysAdminUnit" sau on sau."Id" = slu."SysUserId"
inner join "Contact" c on c."Id" = sau."ContactId"
where slu."Active" = '1'
)
 
delete from "SysLic"
where "SysLicPackageId" not in (select slp."Id" from "SysLicUser" slu
inner join "SysLicPackage" slp on slp."Id" = slu."SysLicPackageId"
inner join "SysAdminUnit" sau on sau."Id" = slu."SysUserId"
inner join "Contact" c on c."Id" = sau."ContactId"
where slu."Active" = '1'
)
or "DueDate" < GETDATE() --если Oracle, то заменить на SYSDATE без скобок
 
delete from  "SysLicPackage"
where "Id" not in (select slp."Id" from "SysLicUser" slu
inner join "SysLicPackage" slp on slp."Id" = slu."SysLicPackageId"
inner join "SysAdminUnit" sau on sau."Id" = slu."SysUserId"
inner join "Contact" c on c.Id = sau."ContactId"
where slu."Active" = '1'
)

Если это не поможет, придётся полностью очистить таблицы лицензий запросами:

delete from "SysLicUser"
 
delete from "SysLic"
 
delete from "SysLicPackage"

Учтите, это удаляет лицензии всем пользователям, их надо перезаказывать и распределять заново. Перед удалением можно сделать скриншот, у кого какие лицензии были.

Учтите, что пока новые лицензии не будут загружены, пользователи не смогут работать в системе, манипуляцию лучше проводить в нерабочее время.

В любом случае перед использованием скриптов для удаления записей лучше сделать резервную копию базы, если есть техническая возможность.

Поскольку продукт BPMonline стремительно развивается и с каждой версией множество функций усовершенствуются и меняются, то хочу описать первоначальную схему лицензирования пользователей в продуктах BPMonline версии 5.2.0 и 5.3.0.

Итак, после того, как у нас есть готовый к работе сайт, после ввода логина и пароля нам должно появиться уведомление об отсутствии лицензий для пользователей.

Для версии 5.2.0:

1. Перейти по ссылке [Перейти на страницу управления лицензиями пользователей]:

2. В открывшемся окне (окно Менеджера лицензий) необходимо заполнить поле [Ваш идентификатор клиента]. В этом поле необходимо указать Customer ID.

3. После этого, необходимо создать файл запроса на лицензии нажав на кнопку [Сформировать запрос лицензий]:

После того, как файл сформирован (расширение файла должно быть в формате .tlr), его необходимо отправить в Службу технической поддержки (support@terrasoft.ru или support@bpmonline.com) и получить в ответ файл лицензий (файл будет в архиве с расширением .tls).

4. Полученный файл лицензий необходимо загрузить в Менеджер лицензии воспользовавшись специальной кнопкой:

После того, как лицензии будут загружены, необходимо перейти на главную страницу сайта и выполнить попытку входа.
При этом вход всё еще будет закрыт, поскольку загруженная лицензия не распределена на пользователей.

5. Необходимо зайти в Менеджер лицензий и перейти на вкладку [Используемые лицензии] и напротив пользователя нажать на отметку "Х":

После проделанных действий выполнить попытку входа на сайт.

Для версии 5.3.0:

1. Перейти по ссылке [Перейти на страницу управления лицензиями пользователей]:

2. В открывшемся окне (окно Менеджера лицензий) необходимо заполнить поле [Ваш идентификатор клиента]:

3. Создать файл запроса на лицензии нажав на кнопку [Сформировать запрос лицензий]:

4. Загрузить полученные лицензии и нажать кнопку [Ок]:

5. После этого, перейти во вкладку [Используемые лицензии] и напротив пользователя нажать на отметку "Х":

6. Перейти на главную страницу сайта и выполнить вход.

Надеюсь, моё краткое описание будет полезным.
Приятной работы!!