Для проведения удаленных презентаций, веб-семинаров и обучений мы используем online-сервис Webinar.
Аккаунты компании Terrasoft делятся на 2 типа: webinar и meeting.
Описание возможностей Webinar
Доступно 100 подключений, но нет возможности включать вэб камеру.
Предназначен, в первую очередь, для проведения обучений и вебинаров.
Компания Terrasoft располагает двумя аккаунтами:
Аккаунт 1. На 500 подключений Логин: Пароль: terrasoft1
Аккаунт 2. На 100 подключений Логин: Пароль: terrasoft2
Описание возможностей Meeting
Доступно 25 подключений и есть возможность включать веб камеру. (докладчику и участникам встречи)
Эти аккаунты чаще используют для удаленных встреч и презентаций продукта или КП.
Компания Terrasoft располагает четырмя аккаунтами:
Аккаунт 3. На 25 подключений Логин: Пароль: terrasoft3
Аккаунт 4. На 25 подключений Логин: Пароль: terrasoft4
Аккаунт 5. На 25 подключений Логин: Пароль: terrasoft5
Для качественной организации on-line встречи, в первую очередь, необходимо проверить возможность его организации в определенное время.
Для этого проверяем в рабочей версии Terrasoft CRM расписание пользователя «LICENSE MANAGER». Выбираем свободное время, фиксируем задачу в расписании по киевскому времени, добавляем в контакт к задаче пользователя «LICENSE MANAGER». Если встреча подтверждена с клиентом – отмечаем «Подтверждена».
Пройти авторизацию, выбрав нужный аккаунт. (Аккаунт 1. или Аккаунт 2)
Слева в вертикальном меню выбрать раздел «Schedule a Webinar» и зарегистрировать вебинар.
Первая закладка:
1. Webinar Name.
Например: «Презентация Terrasoft CRM для компании…»
2. Desription:
Например:
CRM-решения Terrasoft
Автоматизация с помощью Terrasoft CRM
Методология реализации CRM-проекта
3. Указываем дату и время проведения вебинара по часовому поясу
клиента. Не забудьте выбрать часовой пояс в выпадающем меню TimeZone.
Нажимаем «Save and Continue»
Вторая закладка:
Logo - загружаем лого Terrasoft (Библиотека, запись «Регламент проведения вебинаров», файл «terrasoft_logo_120x45»)
Choose Your Theme – выбираем Sales
Theme Custom Image – загружаем картинку (Есть в библиотетке)
Заполняем информацию о докладчике (можно на русском), загружаем фотографию докладчика
Если во встрече участвуют несколько человек – нажимаем «Add another presenter» и заполняем информацию о других презентаторах.
Welcome message – «Добро пожаловать на презентацию Terrasoft CRM»
Третья закладка:
Данные при регистрации (эти поля обязан будет заполнить клиент при регистрации на вебинар). Обязательно должны быть отмечены:
First name
Last name
E-mail
Organization
Phone
Job Title
Redirect registrant to – указываем сайт Terrasoft: www.terrasoft.ru (после регистрации участника перебрасывает на сайт)
После того, как Вы нажали «Save», Вас перебрасывает на главную страницу.
В списке всех зарегистрированных вебинаров, должен появится и Ваш вебинар.
Для подключения остальных участников вебинара, необходимо выслать им ссылку для регистрации. Скопировать ссылку вы можете на главной странице (там, где список всех вебинаров), если нажмёте на пиктограмму с оранжевым крестиком под названием своего вебинара.
После нажатия на крестик выпадает строка:
Registration Web Link: ссылка на регистрацию.
Копируете её и отправляете клиенту.
Зарегистрировать Meeting
Митинг можно зарегистрировать наперед, предварительно выслав участнику ссылку, или запустить сразу встречу, отправив клиенту Meeting ID.
Рассмотрим оба варианта:
Для того, чтобы запустить встречу сразу необходимо:
Зайти на сайт: www.gotowebinar.com
В левом верхнем углу нажать Log In.
После этого нажать «Host a Meeting» и загрузить, предлагаемый софт. В форме заполнения полей – введите название встречи и время согласно локальным настройкам вашего компьютера.
Система при регистрации вебинара автоматически сгенерирует письмо в Outlook со ссылкой для регистрации.
Если вы не скопировали ссылку из письма, нажмите на пиктограмму с желтым цветочком в нижнем правом углу на панели вашей операционной системы. Введите соответствующий логин/пароль, в появившемся окне выделите вашу встречу и нажмите «Invite».
Правила проведения on-line встреч:
Для запуска вебинара вам необходимо зайти на соответствующий аккаунт на Go To Webinar, найти в общем списке свой вебинар и нажать кнопочку «Start».
После этого система вам предложат загрузить софт и, как только вы это сделаете, на экране появится панель инструментов вебинара.
Функциональные возможности сервиса Webinar:
Значение блоков:
Screen Sharing: В этом блоке вы можете настраивать параметры визуализации вашего экрана для других участников, расшаривать либо закрывать свой экран для них.
Dashboard: Здесь видно количество участников, время проведения вебинара, количество заданных вопросов и поднятых рук (желающих задать вопрос вслух).
Audience View: Если развернуть этот блок (крестик в левом углу блока), вы увидите картинку, которую наблюдают те из участников вебинара, кто подключился раньше и ждёт начала мероприятия.
Attendee List: Здесь вы можете посмотреть список участников вебинара. Блок делится на две части:
Attendees – участники и Staff – организаторы.
Обратите внимание: если вебинар проводят несколько человек, изначально в качестве организатора заходит только один, а остальные должны зайти под своими именами как пользователи (предварительно зарегистрировавшись). Затем тот, кто зашёл первым, может раздать права оргнизаторов всем, кому необходимо. Для этого нужно найти необходимого человека в списке участников, навести на него мышку и кликнуть правой клавишей. Вам предложат варианты сделать человека либо организатором, либо презентатором (тот, кто может расшаривать свой экран для всех участников). В течение веинара роль презентатора можно передавать от одного участника к другому необходимое количество раз.
Audio: Здесь вы настраиваете звук.
У вас есть два варианта на выбор: Use Telephone – если вы собираетесь делать презентацию по телефону, а через сервис Go To Webinar транслировать только изображение, вам необходимо выбрать этот пункт и все посторонние звуки отключатся. Use Mic & Speakers – этот пункт вы выбираете, если собираетесь делать презентацию через гарнитуру. В этом случае для того, чтобы клиент задал Вам вопрос вслух, ему необходимо также иметь гарнитуру. В противном случае, он сможет задавать вам вопросы только письменно.
Polls – если вы делаете презентацию одновременно для нескольких компаний, вы можете заранее создать опрос и запустить его в режиме реального времени. Участники в течении пары минут на него ответят и вы сможете сразу же подстроится под результаты.
Например, провести опрос, какой из продуктов линейки Terrasoft наиболее интересен участникам вебинара.
На обычной удалённой презентации для одной компании этот инструмент в принципе не нужен.
Questions – в этом разделе участники ваших презентаций могут письменно задавать вам вопросы. Чтобы ответить на вопрос, вам необходимо нажать на него. После этого он продублируется в окошке ниже и вы сможете на него ответить. При этом вы можете выбирать отправить ли ответ на всех, или же только конкретному человеку.
Invite Others – из этого раздела вы по e-mail можете сразу же отправлять человеку приглашение присоединиться к вебинару. Получив от вас такое приглашение, человек в течение двух минут может присоединиться к обсуждению. Минусом является то, что в этом случае он не заполняет регистрационную форму и вы не получите интересующие вас данные.
Chat – Здесь вы можете также общаться с участниками вебинара, задавать вопросы сразу все участникам и отправлять общие информационные сообщения.
В верхнем горизонтальном меню вы можете настраивать такие опции:
Options – здесь можно настраивать то, какие возможности будут у участников вебинара:
Attendees Can View Attendee List – участники могут видеть список всех участников веинара
Attendees Can Ask Questions – участники могут задавать вам вопросы в разделе Questions
Attendees Can Raise Hands – участники могут поднимать руку (если участник поднял руку, вы включаете его микрофон и он ожжет через гарнитуру задать вам вопрос)
Attendees Can View Session Timer – участники могут видеть таймер вебинара.
Те опции, напротив которых вы оставите галочки, и будут активны.
View – нажав на этот пункт, вы увидите выпадающее меню с перечнем всех ваших блоков. Убрав галочку напротив раздела, вы тем самым его скрываете и он вас не отвлекает на протяжении вебинара.
Чаще всего Вам будут нужны только разделы:
Screen Sharing
Attendee List
Audio
Questions
Chat
Галочки напротив других разделов можете смело убирать.
Кроме того, в меню View вы можете настроить запись вебинара, если есть такая необходимость.
Запись сохраняется на вашем компьютере в папке «Мои Документы»
После того, как вы настроили все необходимые окна, вы можете запускать вебинар для участников.
Для этого вам необходимо:
1. Настроить параметры расшаривания экрана для участников. В блоке Screen Sharing выбираете выпадающее меню «Show my screen» и ставите галочку напротив необходимого параметра.
Например, вы можете:
расшарить просто весь экран, выбрав параметр «screen»;
расшарить только рабочую область, спрятав при этом нижнюю панель, если выберете «Screen – CLEAN»;
или же расшарить документы только с необходимым расширением, например ppt. Таким образом, даже если вы случайно свернёте или закроете презентацию и на экране появятся ваши рабочие записи, участники вебинара по-прежнему будут видеть тот слайд, на котором вы прервались.
ВНИМАНИЕ: Как только вы выбрали параметры, ваш экран автоматически «расшаривается» и все участники его видят.
Если вы проводите презентацию по телефону, то на этом необходимые настройки и заканчиваются. Вы можете начинать говорить и переключать слайды.
Если же вы проводите презентацию через гарнитуру, для того, чтобы участники вас начали слышать, вам необходимо нажать кнопку «Start Broadcast» в правом верхнем углу панели управления.
