В англоязычном мире устоялся термин «Excel Hell». На русский язык можно перевести как «Ад Экселя», но лучше «Проклятие Excel».
С чего все начиналось в одной компании
У компании есть несколько подразделений в разных регионах, со своим бухгалтерским учетом, и есть головной офис, в котором находится руководство всей компании. Разумеется, для принятия управленческих решений руководителям необходимо понимать ситуацию в продажах всех подразделений компании.
Однажды руководитель поручил аналитикам подготовить данные по динамике продаж за последний квартал, для рассмотрения какого-то спорного вопроса, на очередном совещании.
Аналитики подготовили форму для заполнения, в Excel, и разослали по подразделениям. Подразделения предоставили данные, аналитики свели все в сводную таблицу.
Руководитель, рассмотрев сводный отчет, обратил внимание на расхождения показателей нескольких подразделений с другими отчетами. Выяснилось, что эти подразделения поняли запрос данных по-своему, и заполнили форму другими данными.
Данные от подразделений были получены заново, и появилась новая версия сводного отчета.
Руководитель решил, что данный отчет нужно рассмотреть не только за текущий период, но и за прошлый период. Появилась новая версия отчета в Excel, с новыми вкладками.
Затем было принято решение составить этот отчет с начала деятельности компании, но в некоторых подразделениях бухгалтерия переходила с одной версии 1С на другую, и данные пришлось поднимать из архивных файлов. Количество вкладок и формул в отчете выросло.
Наконец было решено вести данный отчет постоянно, и вкладок становилось все больше и больше.
Разные подразделения предоставляют разные скидки. Решили пересчитать все продажи по прайсам головного офиса.
Обнаружилась девальвация, решили пересчитать все продажи в евро.
Решили дополнить отчет еще несколькими показателями, весь процесс сбора данных пришлось повторить сначала. Увеличили штат аналитиков.
Получили данные об общей емкости рынка. За все года. Но в килограммах продукта. Для оценки доли рынка решили пересчитать все продажи из упаковок в килограммы.
Несколько раз из подразделений сообщали, что исходные данных были пересчитаны, по объективным причинам, и присылали новые версии данных, что порождало новые итерации и версии отчета.
Отчет превратился в титанический файл Excel, с десятками вкладок и ссылок. В нескольких версиях. К файлу прилагается аналитик, помогающий на совещаниях разобраться в листах и формулах.
Ошибки в Excel
Электронные таблицы, подобные Excel, позволяют быстро и просто оперировать данными, и выполнять расчеты. В простоте есть обратная сторона, при копировании и вставке формул нет защиты от человеческого фактора, можно допустить ошибку в формуле, или в столбце - строке.
По статистике 88% всех Excel отчетов (в которых более 150 строк) содержат по меньшей мере одну ошибку. И если вы сейчас решили открыть одну из своих таблиц и поискать ошибки …, опять же по статистике, вы можете самостоятельно найти только 50% от всех своих ошибок. Остальные ошибки выявляются позже, при подаче отчетности и глубокой аналитике (Источник: Журнал Wall Street, 2013 г.).
Согласно статистическим данным, 95% компаний используют Excel для финансовых отчетов. Чтобы создать типичный управленческий отчет, нужно 89 часов! После того, как отчет создан, он рассылается департаменту, директорам или коллегам. Каждый из них вносит свои правки, подписывает отчет и пересылает вам. Чтобы собрать все изменения в отчет, вам нужно потратить еще несколько часов. (Источник: Рarko, Raymond "What we know about spreadsheet errors"; Опрос, проведенный ClearPoint Strategy в августе 2014 г.).
В 2013 году из-за ошибки в электронной таблице Excel, используемой для моделирования риска, JP Morgan неверно оценил недостаток своего синтетического кредитного портфеля, что в конечном итоге привело к тому, что банк объявил о потере 6 млрд. долл. США. Как объясняет Джеймс Квак в Baseline Scenario, ошибка произошла из-за копирования и вставки ошибочного уравнения, созданного для сокращения чисел (Источник: Журнал Wall Street, 2013 г).
Решение
Автоматизируйте Ваши отчеты на платформе Business Intelligence.
