О компании:

«Touroperator «KOMPAS» - это многопрофильный туроператор, осуществляющий собственные чартерные программы по наиболее популярным направлениям по всему миру и внутри Казахстана.

Миссия компании: качественное предоставление услуг в сфере туризма внутри Казахстана и по всему миру.

Описание проекта:

Получение обращений происходит по нескольким каналам: e-mail, звонок. Поскольку компания активно развивается, постоянно растет кол-во получаемых обращений. Компания поставила цель снизить кол-во обращений, обрабатываемых менеджерами, и повысить качество предоставления услуг, с помощью внедрения CRM системы, создания 1-й линии поддержки – группы операторов, в задачу которых будет входить первичная обработка обращений/предоставление консультаций.

В ходе проекта были выполнены работы:

• Адаптация раздела «Контакты».

• Адаптация раздела «Контрагенты».

• Создание нового раздела «Заявки».

• Адаптация раздела «Обращения».

• Интеграция со сторонней системой.

По итогам проекта получен отзыв.

В англоязычном мире устоялся термин «Excel Hell». На русский язык можно перевести как «Ад Экселя», но лучше «Проклятие Excel».

С чего все начиналось в одной компании

У компании есть несколько подразделений в разных регионах, со своим бухгалтерским учетом, и есть головной офис, в котором находится руководство всей компании. Разумеется, для принятия управленческих решений руководителям необходимо понимать ситуацию в продажах всех подразделений компании.

Однажды руководитель поручил аналитикам подготовить данные по динамике продаж за последний квартал, для рассмотрения какого-то спорного вопроса, на очередном совещании.

Аналитики подготовили форму для заполнения, в Excel, и разослали по подразделениям. Подразделения предоставили данные, аналитики свели все в сводную таблицу.

Руководитель, рассмотрев сводный отчет, обратил внимание на расхождения показателей нескольких подразделений с другими отчетами. Выяснилось, что эти подразделения поняли запрос данных по-своему, и заполнили форму другими данными.

Данные от подразделений были получены заново, и появилась новая версия сводного отчета.

Руководитель решил, что данный отчет нужно рассмотреть не только за текущий период, но и за прошлый период. Появилась новая версия отчета в Excel, с новыми вкладками.

Затем было принято решение составить этот отчет с начала деятельности компании, но в некоторых подразделениях бухгалтерия переходила с одной версии 1С на другую, и данные пришлось поднимать из архивных файлов. Количество вкладок и формул в отчете выросло.

Наконец было решено вести данный отчет постоянно, и вкладок становилось все больше и больше.

Разные подразделения предоставляют разные скидки. Решили пересчитать все продажи по прайсам головного офиса.

Обнаружилась девальвация, решили пересчитать все продажи в евро.

Решили дополнить отчет еще несколькими показателями, весь процесс сбора данных пришлось повторить сначала. Увеличили штат аналитиков.

Получили данные об общей емкости рынка. За все года. Но в килограммах продукта. Для оценки доли рынка решили пересчитать все продажи из упаковок в килограммы.

Несколько раз из подразделений сообщали, что исходные данных были пересчитаны, по объективным причинам, и присылали новые версии данных, что порождало новые итерации и версии отчета.

Отчет превратился в титанический файл Excel, с десятками вкладок и ссылок. В нескольких версиях. К файлу прилагается аналитик, помогающий на совещаниях разобраться в листах и формулах.

Ошибки в Excel

Электронные таблицы, подобные Excel, позволяют быстро и просто оперировать данными, и выполнять расчеты. В простоте есть обратная сторона, при копировании и вставке формул нет защиты от человеческого фактора, можно допустить ошибку в формуле, или в столбце - строке.

По статистике 88% всех Excel отчетов (в которых более 150 строк) содержат по меньшей мере одну ошибку. И если вы сейчас решили открыть одну из своих таблиц и поискать ошибки …, опять же по статистике, вы можете самостоятельно найти только 50% от всех своих ошибок. Остальные ошибки выявляются позже, при подаче отчетности и глубокой аналитике (Источник: Журнал Wall Street, 2013 г.).

Согласно статистическим данным, 95% компаний используют Excel для финансовых отчетов. Чтобы создать типичный управленческий отчет, нужно 89 часов! После того, как отчет создан, он рассылается департаменту, директорам или коллегам. Каждый из них вносит свои правки, подписывает отчет и пересылает вам. Чтобы собрать все изменения в отчет, вам нужно потратить еще несколько часов. (Источник: Рarko, Raymond "What we know about spreadsheet errors"; Опрос, проведенный ClearPoint Strategy в августе 2014 г.).

В 2013 году из-за ошибки в электронной таблице Excel, используемой для моделирования риска, JP Morgan неверно оценил недостаток своего синтетического кредитного портфеля, что в конечном итоге привело к тому, что банк объявил о потере 6 млрд. долл. США. Как объясняет Джеймс Квак в Baseline Scenario, ошибка произошла из-за копирования и вставки ошибочного уравнения, созданного для сокращения чисел (Источник: Журнал Wall Street, 2013 г).

Решение

Автоматизируйте Ваши отчеты на платформе Business Intelligence.

Интересный факт - если в инструкции находится только текст, человек усваивает из нее лишь 70% информации. Если же в инструкцию добавить картинки, человек усвоит уже 95%.

Визуализация данных — это наглядное представление массивов различной информации. Существует несколько типов визуализации:

• Обычное визуальное представление количественной информации в схематической форме. К этой группе можно отнести всем известные круговые и линейные диаграммы, гистограммы и спектрограммы, таблицы и различные точечные графики.
• Данные при визуализации могут быть преобразованы в форму, усиливающую восприятие и анализ этой информации. Например, карта и полярный график, временная линия и график с параллельными осями, диаграмма Эйлера.
• Концептуальная визуализация позволяет разрабатывать сложные концепции, идеи и планы с помощью концептуальных карт, диаграмм Ганта, графов с минимальным путем и других подобных видов диаграмм.
• Стратегическая визуализация переводит в визуальную форму различные данные об аспектах работы организаций. Это всевозможные диаграммы производительности, жизненного цикла и графики структур организаций.
• Графически организовать структурную информацию с помощью пирамид, деревьев и карт данных поможет метафорическая визуализация, ярким примером которой является карта метро.
• Комбинированная визуализация позволяет объединить несколько сложных графиков в одну схему, как в карте с прогнозом погоды.

Зачем использовать визуализацию данных?

Визуальная информация лучше воспринимается и позволяет быстро и эффективно донести до зрителя собственные мысли и идеи. Физиологически, восприятие визуальной информации является основной для человека.

Есть многочисленные исследования, подтверждающие, что:

• 90% информации человек воспринимает через зрение;
• 70% сенсорных рецепторов находятся в глазах,
• около половины нейронов головного мозга человека задействованы в обработке визуальной информации;
• на 19% меньше при работе с визуальными данными используется когнитивная функция мозга, отвечающая за обработку и анализ информации;
• на 17% выше производительность человека, работающего с визуальной информацией;
• на 4,5% лучше воспоминаются подробные детали визуальной информации;
• 10% человек запоминает из услышанного, 20% — из прочитанного, и 80% — из увиденного и сделанного;
• на 323% лучше человек выполняет инструкцию, если она содержит иллюстрации.

Как часто вы используете визуализацию данных в своей работе?